仕事を効率化させるUSBメモリ整頓術

学校業務で必須アイテムといっても過言ではない『USBメモリ』。最近は、個人情報などの漏洩問題から、登録されたUSBメモリしか使えない学校や、そもそもUSBメモリをパソコンが認識しないようプログラムされ、使用を禁止されている学校もあるようです。

普段よく使うものだけに、

「あれ、あのファイルどこに入れたかな?」

「目的のファイルがすぐに見つからない!」

といったように、データが整理されておらず使いにくくなってしまっていることもあります。

今回は、USBメモリのデータ整理術を紹介したいと思います。きっと、もう『目当てのデータにたどり着けない』ことは無くなります!

開いてすぐ(第1階層)は、フォルダのみにする

2013-12-06 5.42.49USBメモリを開いてすぐの第1階層には、フォルダのみにするようにします。

私の場合は、

  • 今日使うデータのフォルダ
  • 過去フォルダ
  • 教科書フォルダ
  • 宿題フォルダ

の4つのみを置いています。

フォルダ名は『日付』に。翌日には『過去』フォルダにしまう。

 
フォルダ名は、基本的に日付にします。

3月5日なら「03.05」

10月2日なら「10.02」

などのようにします。

「3.5」「10.2」のように整理することもあります。

次にUSBメモリを使う際には、第1階層の日付フォルダを「過去」フォルダにしまい、今日の日付で新規のフォルダを作成します。

ファイル名は、一目瞭然の簡潔な名前にする

2013-12-06 5.43.39ファイル名は、それと分かる一番簡潔で一目瞭然の名前にします。(これは『検索』を使う際に非常に重要です。)

私の場合、資料やワークシートは、教科書ページをタイトルにすることが多いです。後で検索をする時に、ページ数を指定すれば素早く見つけることが出来るからです。

自分なりの普遍なルールで、いつもファイルに名前を付けるように心がけます。

過去のファイルを取り出す時は、『検索』を使う。

2013-12-06 5.44.10

過去のファイルが必要になったら、迷わず『検索ボックス』を使います。

過去の膨大なファイルの中から一つ一つさがしたり、ごちゃごちゃと整理されていないUSBメモリの中から目当てのファイルを探し出すことほど時間のムダはありません。

このためにも、後で検索する時に見つけやすいファイル名をつけておくことが大切です。

学校PCにUSBプロテクトがかかっているときの裏技

あまりお勧めできないのですが、個人情報などの漏洩防止のためにUSBメモリの使用が制限されている学校でも、SDカードであれば使用することが出来る場合があるようです。

最近は、SDカードでも大容量のものが安価で手に入りますので、試されてみると良いかと思います。

(もちろん、自己責任でよろしくお願いします。)

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