【教師の働き方改革】Googleフォームでアンケート調査を大幅時短

便利手帳

学校現場の働き方改革を話題にする際、調査回答やアンケート処理などの負担軽減は関心の高いトピックの一つかと思います。

 

今回は、Googleが提供する「Googleフォーム」を活用して、従来の業務を大幅に軽減する方法をご提案します。

 

「Googleフォーム」とは

「Googleフォーム」とは、Googleが提供するアンケートを作成・分析できる無料サービスです。

 

Google フォーム - アンケートを作成、分析できる無料サービス
自分でアンケートを作成するだけでなく、他のユーザーとも同時に共同で作成できます。また、デザイン性の高いさまざまな既製テーマから選択したり、独自のテーマを作成したりすることも可能です。しかも、Google フォーム内で結果を分析できる、Google の無料サービスです。

 

このサービスを利用するには、Googleのアカウントが必要です。

 

Googleアカウントは無料で作成することができますので、学校の専用アカウントを一つ用意するとよいでしょう。

Google アカウントの作成 - Google アカウント ヘルプ
Google アカウントは、多くの Google サービスへのアクセスに使用できます。Google アカウントを使用すると、次のようなことができます。 Gmail でメ

 

どんな場面で活用するか

このツールを使うことで、これまで行ってきた下記の業務が縮減・削減され、教師の負担を大幅に減らすことができます。

 

・アンケートの印刷・配布
・担任の回収作業・未回収のチェック
・アンケートの集計
グラフ等の作成
・自由記述欄の打ち込み・整理
では、Google フォームを学校現場のどのような場面で活用することが可能でしょうか。
考えられる事例を下記に列挙してみます。
PTA総会の委任状
学校改善アンケート(保護者アンケート)
保健調査アンケート(アレルギー等)
各種行事への出欠確認
調査票関係(住所・電話等)
児童への各種アンケート(いじめ・生活・校内研究)
教員向けアンケート(ICT活用・校務・意識調査)
文科省、委員会からの調査

使い方

具体的な例を元に、使い方を紹介します。

まずは、「Google フォーム」ページへアクセスします。

検索エンジンで「Google フォーム」と検索するか、下記ページをクリックします。

 

Google フォーム - アンケートを作成、分析できる無料サービス
自分でアンケートを作成するだけでなく、他のユーザーとも同時に共同で作成できます。また、デザイン性の高いさまざまな既製テーマから選択したり、独自のテーマを作成したりすることも可能です。しかも、Google フォーム内で結果を分析できる、Google の無料サービスです。

 


「Googleフォームを使う」をクリックします。

 


上記のような画面が表示されます。

 

「無題のフォーム」の欄には、アンケートの名称を、「フォームの説明」には、アンケートに関わる説明文を入力します。


デフォルトで「ラジオボタン」となっている部分をクリックすると、上記のようにアンケートの形式を選択することができます。

記述式

短文による回答が可能です。

 

段落

長文による回答が可能です。

 

ラジオボタン

複数の選択項目から1つ選ぶ形式のアンケートです。

 

チェックボックス

複数の選択項目から複数選ぶことができる形式のアンケートです。

 

プルダウン

選択項目が多く、その中から1つ選んで欲しい場合に便利な形式です。

 

ファイルのアップロード先

回答者にファイルをアップロードしてもらう際に使うものです。

例えば、児童や保護者が自身のスマホで写真などを撮影し、そのデータを回収する、といった場合に使います。

 

均等目盛

意識調査等で便利な形式です。

↑作成画面

↑回答画面

 

選択式(グリッド)

同一の均等目盛を複数の回答項目に適用させる場合に便利な形式。

 

例えば、「そう思う」から「まったく思わない」という5つのボタンの中から1つ選ぶ形式を、複数の質問項目に使用したい場合に使います。

 

意識調査等のアンケートに便利です。

 

チェックボックス(グリッド)

選択式(グリッド)と同様ですが、複数選択可能なアンケート形式です。

 

日付

希望日等を調査する際に便利な形式です。

 

時刻

希望時間などを調査する際に使います。

 


では、実際にアンケートを作成してみます。

「質問」の欄に、「学年」を入力してもらうようにしました。

形式は「ラジオボタン」で、「選択肢」の欄に「1年」から「6年」までの選択肢を設定します。

 

画面右下の「必須」のチェックをオンにし、学年を必ず指定してもらうよう設定しました。

 


画面右上の「プレビュー」アイコンをクリックすると、実際の回答画面を見ることができます。

 


今回は、「PTA総会の委任状」を想定してアンケートを作成しました。

 

上記の手順と同様に、組、出席番号と、委任するかしないかのボタンを「ラジオボタン」で作成しました。

 

アンケート項目を増やすには、画面右の「➕」アイコンをクリックします。


出来上がったアンケートのプレビュー画面です。

 

ここまで、ものの数分でアンケートが作成できました。

 


アンケートの作成が完了したら、画面右上の「送信」ボタンをクリックします。

 


送信方法には3種類あります。

 

上記の送信方法は、メールによる配布です。

保護者向けの一斉送信アドレスを学校で取得している場合や、特定の送信先を選んで配布したいときに使います。

 


最も使いやすいのが、リンクを送信する方法です。

「リンク」と表示されている部分をコピーし、一斉送信メールの本文に転記して送信します。

URLは短縮することも可能です。

 


最後に、アンケート自体をホームページに埋め込むタイプの方法です。

 

学校のホームページにアクセスしてもらい、直接回答してもらう場合に使います。

ブログ等にも埋め込みが可能です。

 

実際に下記にアンケートを埋め込んでみました。

このように、ブログなどの本文中に表示することができます。

実際に送信していただいても構いませので、動作を確認してみてください。

 


作成画面で「回答必須」にチェックを入れた部分が回答されないと、上記のように警告画面が表示されます。

 


実際にアンケートが回答されると、画面中央の「回答」アイコンに回答数が表示されます。

 


このように、回答状況がグラフで表示されます。

さらに、右上のアイコンをクリックし、データをダウンロードすることで、エクセル等の表計算ソフトで編集することも可能です。

 


上記の画面は、Macの「Numbers」という表計算ソフトで開いた画面です。

Googleフォームの画面上で印刷することも可能なので、ほとんどの場合は表計算ソフトにダウンロードすることもなく業務を終えることが可能ですが、細かい編集や文面の追加等が必要な場合にはこういった方法も可能です。

 



毎年実施するアンケートや、学年別に同一のアンケートを分けて実施したい場合などは、アンケート配布前にコピーを作成しておくと便利です。

 

テンプレートとして保存し、コピーして使うといった運用方法も考えられます。

 

おわりに

ご紹介したように、これまで作成➡︎印刷➡︎配布➡︎回収➡︎集計と、手間のかかる調査業務が、「Googleフォーム」を活用することで大幅に負担を削減することが可能です。

 

心配される個人情報等の漏洩リスクについては、SSLという方式により通信が暗号化されているため、個人情報が特定されるリスクはなく安全だと言えます

 

また、集計結果についてはアカウントにサインインしている場合しか閲覧はできない仕様なので、パスワード等をしっかり管理さえすれば外部に漏れ出す心配はないはずです。(つまり、あるとすればヒューマンエラーのみであり、これはどのツールを使ったとしても同様に起こりうる)

 

上手に便利なツールを導入し、教師の業務削減につなげていければと思います。

 

コメント